Diese Checkliste unterstützt Sie dabei, die Umstellung auf E-Rechnung in Ihrem Architekturbüro erfolgreich umzusetzen.
1. Vorbereitung der Rechnungssoftware
Prüfen der bestehenden Software zB. Datev oder Lexoffice:
- Unterstützt die aktuelle Software die neuen Vorgaben?
- Falls nicht, welche Alternativen passen zu Ihrem Geschäftsmodell?
- Chancen zur Optimierung nutzen: Sollten in diesem Zuge weitere Prozesse im Rechnungswesen digitalisiert werden?
2. Abstimmung mit der Steuerkanzlei
Erforderliche Anpassungen müssen mit dem Steuerberater geklärt werden:
- Bei analogem Rechnungswesen: Digitalisierungsstrategie in Abstimmung mit der Steuerkanzlei entwickeln.
- Bei teilweiser Digitalisierung: Bestehende Systeme erweitern und anpassen.
- Bei vollständig digitalem Rechnungswesen: Software prüfen und aktualisieren.
- Zukünftige Anforderungen berücksichtigen bzw. Die Umstellung im Hinblick auf das zukünftige Umsatzsteuer-Meldesystem (national und EU-weit) planen.
3. Empfang von E-Rechnungen organisieren
Technische Infrastruktur und Abläufe schaffen:
- Bestehende Schnittstellen prüfen oder eine zentrale E-Mail-Adresse einrichten, z. B. „rechnung@architekturbuero-mustermann.de“
- Prozesse für den Rechnungseingang und Import ins Rechnungswesen anpassen.
- Abläufe zur Prüfung und Sicherstellung der Richtigkeit von Rechnungsangaben optimieren.
Archivierung sicherstellen mit Hilfe von MailStore
Falls noch nicht geschehen, sollten Sie im Zuge der Umstellung auf die E-Rechnung auch auch ordnungsgemäße Archivierung der Rechnungsdateien gemäß GoBD sicherstellen. Wir empfehlen dazu die Verwendung eines MailStore Servers. MailStore ist die führende Software-Lösung zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung für kleine und mittelständische Unternehmen und bei einer Vielzahl unserer Kunden im Einsatz.
Wir erstellen gerne ein Angebot für die Anschaffung und Installation!
4. Verfahrensdokumentation aktualisieren
Rechtliche Anforderungen beachten:
- Bereits heute ist für jedes digitale Verfahren im Rechnungswesen eine Verfahrensdokumentation erforderlich.
- Die neuen Prozesse rund um die E-Rechnung müssen ergänzt werden.
- Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Prozesse sicherstellen.
- Dokumentation muss für sachverständige Dritte prüfbar und verständlich sein.
5. IT-Sicherheit gewährleisten
- Schutzmaßnahmen implementieren
- E-Rechnungsdaten beim Empfang auf Schadsoftware prüfen, z. B. direkt im E-Mail-Postfach ( zum Beispiel mit Hornet Security )
Diese Checkliste hilft Ihnen, die Einführung der E-Rechnung in ihrem Architektur- oder Designbüro effizient und rechtskonform zu gestalten. Starten Sie frühzeitig, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Falls Sie noch Fragen haben, melden Sie sich gerne bei uns!
